Les conditions générales de ventes du Parc Hôtel S.A.

Article 1 : Formation du contrat

Les présentes conditions générales de ventes ainsi que le contrat associé forment un ensemble indissociable. Le contrat n'est conclu définitivement qu'après retour à l'hôtel, des exemplaires de la proposition de services revêtu du cachet et de la signature du client avant la date de fin d'option indiquée.

L'hôtel doit confirmer son acceptation par écrit.

Article 2 : Modification du contrat

Toute modification du contrat doit faire l'objet d'une demande écrite de la part du client. L'hôtel doit également confirmer son acceptation par écrit.  Dans le cas échéant, les conditions du contrat s'appliqueront de plein droit. En cas de désaccord, l'hôtel se réserve le droit d'annuler le contrat et d'appliquer les pénalités indiquées à l'article 7 des conditions générales de ventes.

Article 3 : Mise à disposition des chambres

L'hôtel s'engage à mettre les chambres louées à disposition du client à partir de 15 heures le jour de l'arrivée. Les chambres doivent être libérées au plus tard à midi le jour du départ, sans quoi une nouvelle nuitée par chambre lui sera facturée

Article 4:  La liste des clients pour les chambres "Rooming list"

La liste des personnes devant prendre possession des chambres réservées devra être remise au moins une semaine avant la date d'arrivée.

Article 5: Nombre de participant  à l' évènement

Le nombre des clients participant à l’évènement doit être indiqué au plus tard comme suit :

3 jours ouvrables (au plus tard à 10 heures du matin) pour un groupe jusqu’ à 50 personnes inclus.

5 jours ouvrables (au plus tard à 10 heures du matin) pour un groupe de plus de 50 personnes

Le chiffre annoncé sera le chiffre facturé et qui servira de base pour nos commandes et de notre production. Aucune modification ne pourra être alors prise en compte après les dates limites ci-dessus mentionnés

Article 6 : Restauration

Pour la restauration, nos petits-déjeuners sont servis sous forme de buffet.

Les menus sont hors boissons.

Article 7 : Conditions d'annulations

Les annulations partielles ou totales du nombre des participants doivent être signifiées par écrit à l'hôtel.

Les annulations partielles ou totales donnent lieu à la facturation des indemnités suivantes:

a) Annulation sur l'hébergement

1/ Groupes dont les réservations sont effectuées par un seul organisateur

Pour Groupe inférieur à 120 personnes

Annulation 45 jours et plus avant l'arrivée :                             pas d'indemnités

Annulation entre 44 et 30 jours avant l'arrivée:                     40 % d'indemnités du montant du chiffre d'affaires

Annulation entre 29 et 8 jours avant l'arrivée:                        80 % d'indemnités du montant du chiffre d'affaires

Annulation à partir de 7 jours avant l'arrivée:                        100 % d'indemnités du montant du chiffre d'affaires

Pour Groupe supérieur à 120 personnes

Annulation 120 jours et plus avant l'arrivée :       pas d'indemnités

Annulation entre 119 et 90 jours avant l'arrivée:   20 % d'indemnités du montant du chiffre d'affaires

Annulation entre 89 et 60 jours avant l'arrivée:      50 % d'indemnités du montant du chiffre d'affaires

Annulation entre 59 et 30 jours avant l'arrivée:      80 % d'indemnités du montant du chiffre d'affaires

Annulation à partir de 29 jours avant l'arrivée:         100 % d'indemnités du montant du chiffre d'affaires

2/ Groupes dont les réservations se font individuellement par chaque participant et non pas par un seul et même organisateur

Pour Groupe inférieur à 120 personnes

Annulation 45 jours avant la date de l'événement :                                               100% des chambres sont garanties sur le chambres restantes à louer

Annulation entre 44 et 30 jours avant la date de l'événement::                            80% des chambres sont garanties sur les chambres restantes à louer

Annulation entre 29 et 15 jours avant la date de l'événement::                            50% des chambres sont garanties sur les chambres restantes à louer

Annulation entre 14 et 8 jours avant la date de l'événement::                              20% des chambres sont garanties sur les chambres restantes à louer

Annulation 7 jours avant la date de l'événement::                                                 0% des chambres sont garanties sur les chambres restantes à louer

Pour Groupe supérieur à 120 personnes

Annulation 120 jours avant la date de l'événement :                                            100% des chambres sont garanties sur le chambres restantes à louer

Annulation entre 119 et 90 jours avant la date de l'événement::                          80% des chambres sont garanties sur les chambres restantes à louer

Annulation entre 89 et 60 jours avant la date de l'événement::                            50% des chambres sont garanties sur les chambres restantes à louer

Annulation entre 59 et 30 jours avant la date de l'événement::                            20% des chambres sont garanties sur les chambres restantes à louer

Annulation entre 29 et 8 jours avant la date de l'événement::                              10% des chambres sont garanties sur les chambres restantes à louer

Annulation 7 jours avant la date de l'événement::                                                0% des chambres sont garanties sur les chambres restantes à louer

Dans le cas d’ annulation totale de l’ évènement sur l’ hébergement l’ organisateur qui a réservé le contingent de chambre pour des réservations individuelles  sera soumis aux frais d’ annulations  des groupes en fonction du nombre de personnes  prévu dans le § A1 de ces conditions générales de ventes

Dans le cas d’ annulation des participants dans le contingent de chambre réservé par l’ organsiateur,les chambres réservées individuellement dans le contingent de chambre groupe réservées par l’ organisateur seront soumises aux frais d’ annulations  des groupes en fonction du nombre de personnes  prévu dans le § A1 de ces conditions générales de ventes

b) Annulation sur l'événementiel, la restauration, salles et accessoires

Pour Groupe inférieur à 120 personnes

Annulation 45 jours et plus avant l'arrivée :                            pas d'indemnités

Annulation entre 44 et 30 jours avant l'arrivée:                       40 % d'indemnités du montant du chiffre d'affaires

Annulation entre 29 et 8 jours avant l'arrivée:                         80 % d'indemnités du montant du chiffre d'affaires

Annulation à partir de 7 jours avant l'arrivée:                          100 % d'indemnités du montant du chiffre d'affaires

Pour Groupe supérieur à 120 personnes

Annulation 120 jours et plus avant l'arrivée :                          pas d'indemnités

Annulation entre 119 et 90 jours avant l'arrivée:                     20 % d'indemnités du montant du chiffre d'affaires

Annulation entre 89 et 60 jours avant l'arrivée:                       50 % d'indemnités du montant du chiffre d'affaires

Annulation entre 59 et 30 jours avant l'arrivée:                       80 % d'indemnités du montant du chiffre d'affaires

Annulation à partir de 29 jours avant l'arrivée:                        100 % d'indemnités du montant du chiffre d'affaires

Conditions spéciales concernant la location de la salle Europe :

Pour la location de notre grande salle Europe, nous demandons un acompte supplémentaire lié à la location de cette salle. L’hôtel gardera le montant perçu pour la salle si l’annulation de l’évènement intervient dans les 6 mois avant l’évènement.

c) Frais de dossier

Des frais de dossiers à hauteur de 2% du montant total de l'évènement sera à payer en cas d'annulation quand il y a eu confirmation de la part du client par mail ou par écrit.

Article 8 : Renonciation à tout recours en cas de force majeure

Dans le cas de force majeure, l'hôtel ne pourra pas être tenu pour responsable et redevable d'une quelconque indemnité auprès du client

Si l'événement devient impraticable, illégal ou impossible à exécuter comme convenu initialement en vertu du présent contrat pour des raisons indépendantes de la volonté raisonnable des parties (hôtel et client), y compris mais sans s'y limiter les cas de force majeure (inondation, tremblement de terre, éruption volcanique, tornade, incendie, etc.), guerre, occupation militaire, actes de terrorisme, avis de voyage de l'OMS, émeute, grève, couvre-feu ou état d'urgence, effondrement total de l'approvisionnement, suspension totale des transports publics ou trafic routier et aérien, COVID 19 des mesures connexes ou à la suite d'une décision prise par la direction gouvernemental de la  communauté Européenne, rendant impossible la participation de plus de 80% des participants, la partie concernée peut résilier le présent contrat sans responsabilité et libère les deux parties de toute responsabilité contractuelle sur notification écrite à l'autre partie.

Article 9 : Conditions de paiement

Tout retard de paiement suite à une mise en demeure, confère l'hôtel le droit de mettre en compte au client des indemnités de retard sur la base de 2% par mois du prix TTC.

Article 10: Les acomptes

Un acompte est demandé dans le contrat en fonction de l'importance de l'évènement et de sa préparation.

Le montant défini sera fixé comme condition particulière au contrat regroupant les conditions de l'évènement sous la rubrique « condition particulière aux conditions générales de ventes ».

Article 11:  Les garanties cartes de crédits

Les réservations sur hébergement et évènement sont confirmées après enregistrement du type, du numéro et de la date d'expiration de la carte bancaire du client et du nom inscrit sur celle-ci à titre de garantie. La carte doit être valide à la date du séjour du client réservataire 

Article 12:  Les extras

Les extras doivent être réglés à la caisse de l'hôtel si celles-ci ne font pas parties de l'objet du présent contrat.

Article 13:  Les no shows (annulations sans préavis)

En cas de no show ou annulation sans préavis, l'hôtel se réserve le droit de facturer au client:

Pour les individuels et pour les groupes

1. une indemnité de 100%  sur l'intégralité du séjour lorsque les prestations portent sur les services de l'hébergement et/ou évènements ou autres prestations prévues avec l'hôtel.

Article 14:  Les conditions particulières

En fonction de l'hébergement ou de l'évènement, toute condition particulière liée au contrat sera mentionnée directement dans le contrat signé avec le client sous la rubrique « condition particulière des conditions générales de ventes liées au présent contrat »

Article 15:  Règles de bonne conduite

La consommation de nourriture et de boissons autres que celles fournies par l'hôtel est interdite sauf accord préalable et écrit de la part de l'hôtel.

L'hôtel peut cesser la fourniture de l'ensemble de ses prestations sans préavis ni indemnité si les clients nuisent à l'exploitation de l'hôtel ou s'ils portent préjudice aux installations, à la réputation ou la sécurité de l'établissement ou des autres clients

Article 16: Responsabilité de l'organisateur du groupe

«L'organisateur est responsable de la conduite des membres de son groupe. Toutes les pertes financières qui résulteront du mauvais comportement de ce groupe vis-à-vis des autres clients de l'hôtel en raison de plaintes - par exemple, des troubles de la nuit – seront facturés  de plein droit à l'organisateur »

Article 17:  Indexation des prix à la consommation

Les prix sont soumis à l'indexation des prix à la consommation en vigueur à Luxembourg au moment de l'événement.

Article 18 : Contrat

Cette offre prendra forme d'un contrat au moment de la signature et de l'acceptation du client endéans la date d'option

Article 19 :  Politique de gestion des données personnelles

L'Hôtel  applique la loi en vigueur concernant le règlement général sur la protection des données  « GDPR »  imposé par  l'union Européenne

En cochant  cette case r vous acceptez  que l' hôtel procède à des traitements ultérieurs de vos données personnelles aux fins de bénéficier d' offres promotionnelles, de biens et services à des conditions favorables  et acceptez que vos données personnelles  soient transférées à nos départements de l' hôtel à cet effet et acceptez d' être contacté par tout moyen de communication dont vous nous auriez préalablement  communiqué les détails

Article 20 : Covid 19-Pandémie

L’exécution du présent contrat avec Alvisse Parc Hotel S.A. suppose que les mesures prises par le gouvernement Luxembourgeois au moment de l'évènement  pour endiguer la COVID19 ou autre pandémie le permette. Cela est particulièrement vrai en ce qui concerne le nombre maximal de participants autorisés, la mise en place de l’espace ainsi que le service autorisé de boissons et de repas et les heures d’ouverture. Le client est responsable du respect par les participants des règles  en vigueur liées au  COVID19 ou autre pandémie   au moment de l’événement. Le client doit être en possession de tous les noms des participants

Article 21 : Instructions pour la Livraison et la Récupération des Marchandises à l'Hôtel

Toute marchandise livrée à l'hôtel doit être clairement identifiée avec le nom de l'événement et la date correspondante. Il est impératif que les organisateurs récupèrent leurs marchandises à la fin de chaque événement. L'hôtel décline toute responsabilité en cas de perte ou d'oubli des marchandises après la fin de l'événement.

Les organisateurs sont entièrement responsables de leur matériel et de leurs marchandises, tant pour leur installation que pour leur livraison.

Article 22 : Attribution de juridiction

Pour tous litiges entre les parties, seuls les tribunaux de Luxembourg ville sont compétant, lesquels appliqueront la loi luxembourgeoise.

Le client, en signant, confirme avoir reçu une copie des conditions générales de ventes de l'hôtel, lesquelles sont acceptées sans réserve aucune.